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人力資源如何有效地進行背景調查?

閱讀 1020 0 2019-11-17 13:28 分享到:

  人力資源如何有效地進行背景調查?

  企業選拔中高層管理人才的過程一般是嚴密復雜的,而且是一項長期的篩選過程:從確定空缺職位、職位描述、理想候選者的特征描述再到簡歷篩選、面試、背景調查、發出錄用通知并且開始下一輪新的招聘。

  雖然大多數情況下,背景調查都會被看作一個常規的程序,但事實上這一步左右了最終的決定,如果所有細節都非常到位,那么這項工作對于吸引候選者最終進入企業將會起到非常大的幫助作用。

  1背景調查 WHY?

  如果僅僅是問答的形式,人們會經常低估從背景調查中能夠收集到的信息數量。

  在這個過程中,你并非找出各種可以排除候選者的因素,相反而是找到可以幫助你在眾多候選者之間取舍的因素,或者讓你確信最終確定人選適合企業未來發展。

  有時候背景調查會突顯候選者的一些關鍵特質從而幫助其從眾多候選者中脫穎而出,有時候你可以從背景調查中了解候選者的潛在特質,這將有助于在以后的工作中對其進行正確的培養。

  一方面,背景調查可以發現一些令人吃驚的卻能使候選者落選的細節。例如在篩選CEO的候選者時,如果發現他進入某所大學學習,但是卻未完成課業,那么這個細節可能會導致其落選。

  另一方面,背景調查同時也可以發現一些微妙的細節,從而幫助在兩個候選者當中做出艱難抉擇,或者確保最終入選者一旦進入企業就會得到很好的培養。

  某公司在一次關于一個中層職位的篩選中,就曾經碰到這樣一種情況,最后兩個候選者都非常優秀、非常有能力,每個人看起來都非常適合這個職位,真的非常難以取舍。

  但是,經過深入研究兩位候選者在面對挑戰時的思維傾向以及解決方式,公司做出了最終的選擇,而這位勝出者也是以其自信、積極的態度以及良好的溝通技巧勝出的。

  通過對背景調深入研究得出的這些特質使得候選者脫穎而出,同時也幫助公司做出最終的抉擇。

  此外,背景調查可以幫助人力資源管理者把合適的員工放在合適的位置上。

  比如,在針對CEO人選的背景調查的過程中,發現有個候選者的財務能力不是最佳,但是其他方面的能力都非常強而且管理能力也非常適合公司發展的需要。

  在這種情況下,面試小組并不一定要把其從備選名單中剔除,相反,可以最終錄用他,同時在管理團隊中幫他安排一個財務管理能力很強的CFO,從而確保管理團隊具備管理整個企業的所有素質能力。

  2背景調查 HOW?

  在實施背景調查的過程中,獲取深層次的信息對于選取合適的人選非常重要,但是如何獲取這些信息呢?

  你可以選擇一家專業的調查咨詢公司來幫助你收集這些信息,同樣你可以在企業內部展開收集。不論選擇哪種方法,正確地實施背景調查可以幫助你獲取:

  硬數據:候選者過去業績的記錄、能力和技能、在企業內部各種不同職位的具體職責以及表現等等。

  定性資料:能夠幫助你更好地了解候選者管理能力和溝通風格的案例、業績記錄、需要改進的能力和方向,同時也包括一些涉及候選者個人性格、人際交往方式以及工作方式的資料。

  進行背景調查的目標是同那些熟悉候選者或者與其共事過的人進行溝通,最好是一些共同工作很長時間或者在不同環境中工作過的同事。

  那開始具體展開背景調查時,你必須確保調查的對象包括候選者的同輩、直接上司、老板以及企業外部與候選者密切共事過的人士(比如供應商、客戶或者合伙人等等)。

  這些信息可以為你提供更加全面的信息來判斷候選者在與企業內外部不同對象進行溝通時的能力。

  盡量避免提出那些回答“是”或者“否”的問題,相反,更多提出開放性的問題,讓調查更多關注那些候選者所遇到的具體的困難,取得的成就等等。

  另外還應注意的是,不僅要關注被調查者對候選者整體的評價,同時還應關注他們在描述候選者時所用的詞語、語氣以及當中賦予的感情色彩。

  通常來說,如果在一個候選者所有的背景調查項目中,大部分評價都是積極的,但是在關鍵的指標項目中評價是消極或者是負面的,那么企業一般會選擇舍棄這個候選者。

  企業一般會鼓勵采訪對象“跟著感覺走”,因為這樣會得到最真實的回答,如果評價是模糊的,這個時候就需要追加問題。

  比如,在需要對候選者做出正面的評價時,如果被采訪者用的詞語是“八面玲瓏”,這個時候就需要追加問題。因為“八面玲瓏”可以是褒義的,也可以是貶義的,這個時候問清楚被采訪者要表達的正確意思就顯得尤為重要。

  下面列舉一些經常詢問的問題,你可以根據企業的實際情況對問題進行修改:

  你是如何認識他/她的?(認識多久?在什么情形下認識?)

  你如何評價他/她?

  當你想起他/她時,給你印象最深的優點是什么?

  他/她對企業最大的貢獻是什么?

  你會如何描述他/她的領導能力和溝通能力?

  他/她在什么樣的工作環境中如魚得水?

  什么樣的環境會使他/她覺得難以應付?

  你認為他/她最適合的職位是什么?為什么?

  與相同級別的其他員工相比,如何評價他/她在以下幾個方面的表現:重視團隊合作?積極主動?決策迅速?成長潛力大?戰略分析能力強?后續行動能力強?財務敏感度高?富有創新精神?反應靈活?快速吸收新的資訊?

  哪些因素會影響他/她的工作表現?

  你認為他/她未來的發展領域是什么?未來會從事何種工作?根據你們曾經合作的經驗,你認為他/她未來發展的前景如何?

  如果讓你向他/她的新老板提建議,你會如何給出建議來培養他/她?

  你愿意和他/她再次合作嗎?

  在實施背景調查的過程中,避免提出有歧視性的問題,同時要用大眾可以接受的方式來進行調查。這主要包括絕對不要以偏概全或者泄露候選者的信息,在收集信息時要更多地遵守一些道德準則。

  3了解額外信息

  由于做出最后的決定對企業來說非常重要,所以很多時候企業會希望了解更多除了背景調查之外的信息。

  一般來說,除了專業的背景調查信息之外,企業還希望通過以下幾個方面獲得候選者全面的信息,包括:

  工作經歷:工作時間、職位、職責等信息可以詢問特定的雇主。

  教育經歷:可以通過詢問大學系主任來了解候選者的教育背景,而對于一些證書可以在線查詢其真實性。

  犯罪或者信用記錄:可以通過專業的調查公司或者在線服務來查詢候選者的犯罪或者信用記錄。需要注意的是,必須書面通知候選者其犯罪或者信用記錄正在被調查。

  除了背景調查,企業可以參考一些長期積累下來的經驗,比如讓候選者在填寫申請表時詢問如下問題:

  是否曾經出庭作證?

  是否有個人破產記錄?

  是否有被某個專業組織取消資格的記錄?

  是否有被稅務局審計查賬的記錄?

  背景調查的出發點就是所有工作的細節都是為了企業和個人未來更好的發展,而不是僅僅找出某些不適合職位的“污點”或者是那些你已經知道的信息。

  對于信息的重視是做好后續選拔工作的關鍵,這種重視的態度也會有助于候選者以誠實和直接的態度來提供相關的信息。

  為了達到這種目標,你必須花費一定的時間與候選者進行溝通,告訴他們背景調查的重要性以及給他們未來的發展可能帶來的機會:

  在進行背景調查前,最好以書面形式征得被調查員工的同意,限定要調查問題的范圍,主要對于求職者工作情況有關的方面進行調查,而與工作無關的,特別是涉及到個人隱私的問題將不會在調查范圍內。

  在面試時公司也有義務提醒應聘者可能會對其進行背景調查,如果是不愿意接受調查的應聘者一般可以直接淘汰,而愿意接受調查的應聘者有權利被告知。

  因為背景調查以調查對象會說出真相為基本假設前提,但不排除調查對象提供虛假信息的可能。所以背景調查的結果也只能作為錄用決策的參考,而不能作為唯一的評判依據。

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